Canal de Cumplimiento

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES

 

Exposición de Motivos

Vegonsa Agrupación Alimentaria, S.A. y sus sociedades dependientes Vego Supermercados, S.A.U. y Mercash-Sar, S.L.U. (en adelante, y de forma conjunta, la Sociedad o VEGALSA) han desarrollado e implantado un Sistema Interno de Información dirigido a fomentar la cultura ética y el buen gobierno de la organización, así como a prevenir y censurar aquellas conductas irregulares que no se ajusten a los valores, principios y normas que deben regir cada una de las líneas de actuación de VEGALSA.

 

La Sociedad reprueba la comisión de prácticas ilícitas en su seno y formaliza una política de tolerancia cero frente a cualquier actuación delictiva.

 

Por ello, las personas que integran VEGALSA deben cumplir estrictamente con lo establecido en la legislación, en el Código Ético, en las Políticas de Cumplimiento de la Sociedad y demás normativa interna, y tienen la obligación de colaborar para prevenir y detectar posibles conductas irregulares o ilícitas que puedan tener lugar en la organización.

Para dar cumplimiento a este deber, VEGALSA pone a disposición de todos sus empleados y colaboradores un Canal de Cumplimiento a través del cual pueden comunicar de forma confidencial los actos u omisiones que constituyan incumplimientos de la normativa vigente de aplicación y de la normativa interna de obligado cumplimiento, garantizándoles protección frente a represalias de cualquier naturaleza que pudieran sufrir los informantes.

 

En el desarrollo de este procedimiento se ha observado lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.            

 

CAPÍTULO I- PRELIMINAR

Artículo 1. Objeto

El presente documento tiene por finalidad definir el procedimiento de tramitación de las informaciones que se cursen a través del Canal de Cumplimiento de VEGALSA, de acuerdo con los principios y garantías establecidas en la Política del Sistema Interno de Información y Defensa del Informante.

El Canal de Cumplimiento permite que los informantes, de modo confidencial, pongan en conocimiento del Comité de Cumplimiento actuaciones que, a su leal saber y entender, constituyan o puedan constituir, conductas o actuaciones prohibidas, limitadas o delictivas a la luz de lo dispuesto en la legislación vigente, en el Código Ético, en las Políticas de Cumplimiento y demás normativa interna de la Sociedad.

Dicho canal interno no podrá ser utilizado para otros fines más que para los que ha sido creado y se garantiza que no habrá represalias de ningún tipo para quienes hagan uso del mismo.

Artículo 2. Responsables del procedimiento de gestión de comunicaciones

2.1 Comité de Cumplimiento

El Comité de Cumplimiento de VEGALSA es el órgano responsable del Sistema de Interno de Información y, en consecuencia, el encargado de supervisar la eficacia y el adecuado funcionamiento de los procedimientos implantados para la recepción y tramitación de consultas e informaciones, así como para adoptar las medidas de protección a los informantes. Las actuaciones del Comité de Cumplimiento no están sometidas más que a la autoridad del Consejo de Administración.

2.2- Persona especialmente designada por el Comité de Cumplimiento

Al tratarse de un órgano colegiado, el Comité de Cumplimento ha delegado en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema de información y la tramitación de los expedientes de investigación.

2.3. Sección de Cumplimiento del departamento Jurídico

El Comité de Cumplimento y la persona especialmente designada para la gestión del sistema contarán con el auxilio y asesoramiento de la Sección de Cumplimiento del departamento Jurídico que, por delegación de los anteriores, participará de forma activa en las fases previas de este procedimiento; está formada por dos miembros del departamento Jurídico de VEGALSA y a lo largo del presente documento se le referirá de forma abreviada como “Sección de Cumplimiento”.

Todos ellos actuarán con plena autonomía e independencia, garantizando un análisis exhaustivo y completo de las circunstancias y los hechos que hayan sido comunicados a través del Canal de Cumplimiento, evitando cualquier tipo de arbitrariedad en las actuaciones; la resolución de todas y cada una de las comunicaciones recibidas quedará siempre debidamente justificada.

Artículo 3. Principios rectores

Todas las comunicaciones que se remitan a través del Canal de Cumplimiento se tratarán respetando los siguientes principios, de conformidad con la Política del Sistema Interno de Información y Defensa del Informante: 

• Cooperación - el uso del canal interno es tanto un derecho como un deber; los sujetos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de este documento tienen el derecho y, en su caso, el deber de hacer uso del canal.

• Accesibilidad en la utilización del canal de comunicación tanto para empleados como para los terceros interesados que quieran hacer uso de él.

• Preservación del anonimato - a fin de favorecer su uso y eficacia, el canal interno está habilitado para reportar informaciones de manera anónima, de tal modo que la empresa no podrá, en ningún caso, realizar indagaciones respecto la identidad de aquellos informantes que hayan preferido mantenerse en el anonimato.

• Confidencialidad de la identidad del informante, de los terceros mencionados en la comunicación y de las actuaciones para su gestión y tramitación, así como de la protección de datos, impidiendo el acceso de personas no autorizadas.

• Indemnidad- VEGALSA no tolerará ninguna forma de represalia que se pueda cometer sobre aquellas personas que hayan hecho uso del canal interno, tal y como expresamente se contempla en la Política del Sistema Interno de Información y Defensa del Informante aprobada por la organización.

• Legalidad en todas las actuaciones llevadas a cabo al amparo de este sistema, desarrollándose con plena obediencia a la legislación vigente y a la normativa interna de obligado cumplimiento (Código Ético, Políticas, Procedimientos, etc.).

• Respeto al principio de presunción de inocencia y derecho de defensa de las partes afectadas.

• Imparcialidad en la actuación de todas las personas y órganos que intervengan en cualquiera de las fases del funcionamiento del canal de comunicación, desde el comienzo de la tramitación hasta la resolución con la que finalice el proceso.

• Efectividad en su funcionamiento para lograr el objetivo de su implantación.

• Proporcionalidad en el sentido de que las medidas o acciones que se lleven a cabo no pueden ser más gravosas que el riesgo que se trata de evitar.

• Transparencia como condición indispensable para favorecer la implantación de una verdadera cultura de cumplimento en la organización.

• Unificación de todos los canales de comunicación implantados en la empresa.

 

CAPÍTULO II. ALCANCE DEL CANAL DE CUMPLIMIENTO

Artículo 4. Ámbito subjetivo

Podrán hacer uso del Canal de Cumplimiento de VEGALSA con las garantías establecidas en este documento las siguientes personas:

• trabajadores actuales
• antiguos trabajadores de la empresa
• autónomos
• accionistas, partícipes y miembros de los órganos de administración y dirección de VEGALSA, incluidos los miembros no ejecutivos
• cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de esta organización
• voluntarios, becarios y trabajadores en períodos de formación en la empresa
• candidatos de un proceso de selección o quienes se encuentren en una relación precontractual

Artículo 5. Ámbito material

 Mediante el Canal de Cumplimiento se comunicarán acciones u omisiones de las que se haya tenido conocimiento en un contexto laboral o profesional y versen sobre las siguientes materias:

• infracciones de la normativa interna de obligado cumplimiento en VEGALSA (Código Ético, Políticas de Cumplimiento, Procedimientos derivados de las políticas, Protocolos, etc.).
• infracciones penales o infracciones administrativas graves o muy graves, y en particular, aquellas que implique quebranto económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
• infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que bien afecten a los intereses financieros de la Unión Europea o incidan en el mercado interior, en los términos establecidos en el artículo 2.1 (a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.
• cualquier otra infracción o incumplimiento previsto en el artículo 2.1 (a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.

Artículo 6. Acceso y uso del Canal de Cumplimiento

A elección del informante, las comunicaciones podrán ser anónimas o nominativas.

Se podrá hacer uso del canal y reportar información a través de alguno de los siguientes medios:

• Correo electrónico a la dirección: canaldecumplimientovegalsa@gmail.com, donde los mensajes son recibidos exclusivamente por la Sección de Cumplimiento.
• Llamada telefónica al número de teléfono:  690 725 825. Se trata de un número directo y externo que no queda reflejado en ninguna de las centralitas de VEGALSA; este número solo será accesible y atendido por los miembros de la Sección de Cumplimiento.  
• Por escrito:
  • Buzones del Canal de Cumplimiento: instalados en Central (A Coruña), Oficinas de El Troncal (Vigo), Centro Logístico de Sigüeiro (PMG y PPFs) en Oroso y Plataformas de Redistribución de Agrela (A Coruña). Únicamente los miembros de la Sección de Cumplimiento podrán recoger las comunicaciones depositadas en estos buzones.
  • Correo postal a la dirección: VEGALSA  (a/a Sección de Cumplimiento-Departamento Jurídico) c/ Gambrinus, 11, Polígono de Agrela, 15.008, A Coruña
• Presencial: si el informante así lo solicita deberá celebrarse una reunión dentro del plazo máximo de siete días con la Sección de Cumplimiento.

Artículo 7. Contenido y características de la comunicación

A la hora de transmitir una comunicación a través del Canal de Cumplimiento, el informante debe ser consciente de que para valorar la buena fe y la veracidad de la comunicación y facilitar la resolución de la misma, es de especial importancia que se trasmita de forma suficientemente detallada los hechos en los que tenga fundamento, aportando todos los datos de los que dispongan.

Por esa razón, las comunicaciones contendrán, con carácter general y en la medida de lo posible, la siguiente información:

• La identidad del eventual responsable de los hechos a los que se refiere la comunicación, indicando el nombre y apellidos, así como cualquier otro dato relevante conocido y que aporte información al respecto.
• Un relato detallado de la infracción que se notifique y en el que se haga constar toda información que se considere que pueda resultar valiosa para la valoración de la información y adoptar una decisión. En particular, resulta especialmente conveniente que la información se extienda sobre los siguientes extremos: (i) si existen testigos de los hechos o documentos que puedan acreditar el contenido de la información reportada; (ii) si existen otras personas involucradas en la conducta irregular que se notifica; (iii) si con anterioridad se había transmitido la información a alguna persona de VEGALSA;  (iv) si la situación que se comunica es reciente o se ha venido prolongando en el tiempo.

El Canal de Cumplimiento está abierto a denuncias anónimas y, por tanto, no será obligatoria en ningún caso la identificación del informante, ni éste vendrá obligado, si no lo desea, a facilitar ningún dato de contacto.

En los supuestos de comunicaciones nominativas (no anónimas) el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o el medio o lugar que considere seguro a efectos de recibir notificaciones.

CAPÍTULO III. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE COMUNICACIONES

Artículo 8.  Recepción y Registro de las comunicaciones

Las comunicaciones realizadas a través del Canal de Cumplimiento serán recibidas por la Sección de Cumplimiento, quién las registrará asignándoles un código identificativo para su adecuado control, seguimiento y archivo.

Artículo 9.  Admisión de las comunicaciones

Una vez registradas, la Sección de Cumplimiento evaluará de forma motivada si procede su tramitación o directamente su archivo por considerarse inadmisible.

En el plazo máximo de los siete días naturales siguientes a la recepción de la información, la Sección de Cumplimiento procederá a:

1. Archivar el expediente por considerar que la comunicación es inadmisible, o bien admitirla a trámite por considerar que describen conductas que pueden ser constitutivas de alguna de las infracciones prevista en el artículo 5 del presente procedimiento.

Serán consideradas, en principio, no admisibles las comunicaciones de informaciones que se encuentren en algunos de los siguientes supuestos: 

• se trate de comunicaciones por hechos que están siendo objeto de procesos judiciales.
• el hecho objeto de comunicación es una reproducción de otro anteriormente inadmitido o ya investigado en su momento o en proceso de investigación.
• carezca de todo fundamento o credibilidad.
• no se trata de acciones u omisiones recogidas en el artículo 5.
• que no contengan los requisitos mínimos para identificar la irregularidad o la infracción que se pretenda notificar. En este caso, si la identidad fuera conocida, se cursará notificación al informante a fin de solicitarle la aclaración o la subsanación de las deficiencias observadas en su comunicación. En el supuesto de no ser conocida la identidad del informante se procederá directamente al archivo de la denuncia.
• Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación (temas exclusivamente del ámbito personal).

2. Notificar la inadmisión motivada de la comunicación o bien su admisión y la apertura de la fase de investigación:
   • al informante, salvo que se pueda poner en peligro la confidencialidad de la notificación.
   • a la persona especialmente designada por el Comité de Cumplimiento.

La persona especialmente designada por el Comité de Cumplimiento podrá revocar las decisiones de no admisibilidad de la comunicación.

Cuando la comunicación se haya realizado de forma verbal deberá documentarse, previo consentimiento del informante, bien mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible o bien mediante la transcripción completa y exacta de la conversación realizada; se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. 

Artículo 10. Investigación de los hechos informados

Una vez recibida la comunicación a través del canal y calificada como admisible, la Sección de Cumplimiento, bajo la supervisión de la persona especialmente designada por el Comité de Cumplimiento, abrirá un expediente para la investigación de los hechos informados.

Este expediente también se podrá incoar cuando por cualquier otra fuente el Comité de Cumplimiento o la Sección de Cumplimiento tengan conocimiento de la posible comisión de una infracción según lo referido en el artículo 5 de este procedimiento.

Se practicarán cuantas diligencias probatorias sean procedentes para el esclarecimiento de los hechos, levantándose acta de cuantas pruebas se practiquen.

Si la comunicación ha sido nominativa se podrá requerir a la persona que haya presentado la comunicación para que complete o aclare la información transmitida, aportando la documentación adicional que sea necesaria para acreditar la existencia de una conducta irregular.

Durante la instrucción se informará a la persona afectada de la comunicación (denunciado), de los hechos relatados de manera sucinta, de su derecho a formular alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas

Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes

En la tramitación del expediente se convocará a entrevistas a las personas vinculadas con los hechos objeto de la información. Del mismo modo, se deberá convocar a todas aquellas personas que aun cuando no se mencionen en la comunicación, hayan podido estar relacionadas, directa o indirectamente, con los hechos objeto de información, al objeto de conocer lo ocurrido de la forma más objetiva posible. 

Se podrá recurrir a un especialista externo que colabore en la investigación de aquellos hechos que sean especialmente complejos o requieran de recursos específicos.  

Artículo 11. Elaboración del Informe

El expediente de investigación finalizará con un informe de conclusiones que se elevará al Comité de Cumplimiento en el que se incluirán como mínimo las siguientes menciones:

• Antecedentes del caso
• Resumen de las actuaciones y pruebas practicadas
• Hechos considerados acreditados
• Fundamentos normativos
• Conclusiones

Salvo que resulten estrictamente necesarias para la adopción de medidas correctivas o sancionadoras, en el Informe se evitarán todas aquellas menciones que permitan la identificación del informante o de las personas afectadas por la información bien sea como autores bien como meros partícipes, así como del concreto centro de trabajo o departamento en el que se hubieran desarrollado los hechos. 

El Informe deberá estar concluido a la mayor brevedad posible y, en todo caso, el plazo para finalizar las actuaciones será de un máximo de TRES MESES a contar desde la recepción de la comunicación por parte de la Sección de Cumplimiento. El plazo se podrá extender otros tres meses adicionales únicamente en casos de especial complejidad, documentando los motivos en un Acta del Comité de Cumplimiento.

Cuando se trate de asuntos de carácter muy grave, el Comité de Cumplimiento informará al Consejo de Administración, y una vez finalizado le dará traslado de una copia del Informe pero sin incluir ningún dato identificativo del informante; los restantes supuestos se reportarán en un resumen anual.

Artículo 12. Resolución

A la vista del Informe que se someta a su consideración, el Comité de Cumplimiento dictará alguna de las siguientes resoluciones definitivas:

• decretar el archivo de la investigación por haberse determinado la inexistencia de un incumplimiento o infracción.
• adoptar las medidas correctoras oportunas pudiéndose incoar, en su caso, un procedimiento sancionador contra el denunciado; la ejecución de las concretas medidas disciplinarias corresponderá al departamento de Personas de VEGALSA.
• en el supuesto de que los hechos investigados, después de practicarse las diligencias de investigación oportunas, revistan suficientes indicios sobre su naturaleza penal, el Comité de Cumplimiento deberá poner en inmediato conocimiento del Ministerio Fiscal los hechos y las personas indiciariamente responsables, con el fin de que se depuren las responsabilidades penales oportunas y se reparen los daños causados.

La resolución del Comité de Cumplimiento se comunicará al afectado (denunciado) por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, dentro de los diez días siguientes al de su adopción.  

En caso de haber facilitado su identidad o suministrado sus datos de contacto, se informará al informante sobre aquellos aspectos que resulten relevantes de la tramitación de la denuncia presentada y de su resultado.

Asimismo, en su caso, se comunicará al departamento de Personas la sanción disciplinaria impuesta al denunciado a los efectos de su materialización.

 

CAPÍTULO IV. GARANTÍAS DEL CANAL DE CUMPLIMIENTO

Artículo 13. Confidencialidad

VEGALSA se compromete a preservar la confidencialidad de las comunicaciones recibidas a través del Canal de Cumplimiento y de las actuaciones para su gestión y tramitación.

Las comunicaciones con la Sección de Cumplimiento y el Comité de Cumplimiento serán confidenciales en todos sus extremos.

La confidencialidad de la información no afectará al uso que sea necesario hacer de la misma en procedimientos legales o judiciales.

La identidad del informante, si la comunicación no ha sido anónima, solo será conocida por la Sección de Cumplimiento y el Comité de Cumplimiento; únicamente podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, la Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora dando traslado de este hecho al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

En cuanto a la identidad del denunciado, además de aplicarse lo establecido en el apartado anterior, será conocida por quienes dentro del departamento de Personas tengan funciones en del procedimiento sancionador o en la adopción de medidas disciplinarias.

Artículo 14. Indemnidad y no represalias

VEGALSA establece formalmente que no tolerará represalias de ningún tipo, ya sean directas o indirectas, contra aquellas personas que hayan hecho uso del Canal de Cumplimiento.

El Comité de Cumplimiento atenderá de inmediato a las personas que se dirijan a él, o a la Sección de Cumplimiento, por considerar que el uso del Canal de Cumplimiento les ha acarreado perjuicios o represalias de cualquier tipo.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones prohibidos por la ley o que supongan un trato desfavorable que sitúe a quienes la surgen en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional: suspensión del contrato de trabajo, despido, medidas disciplinarias, denegación de ascensos, evaluaciones negativas del desempeño profesional, daños reputacionales, denegación de formación, denegación de licencias o permisos, etc.

Artículo 15. Comunicaciones falsas

VEGALSA no tolerará las comunicaciones realizadas con mala fe, con ánimo de difundir información falsa o perjudicar a las personas involucradas.

En aquellos casos en los que resulte acreditado que una comunicación es manifiestamente falsa y realizada con mala fe, VEGALSA tomará las medidas legales y disciplinarias que se estimen oportunas.

No obstante, las informaciones cursadas que no puedan acreditarse o que se demuestren erróneas no darán lugar a ninguna conducta coactiva si no fueron realizadas de forma maliciosa. Se presumirá siempre y en todo caso la buena fe del informante.

Artículo 16. Protección del afectado

La tramitación de las comunicaciones y la realización de las correspondientes investigaciones se realizarán respetando el honor y los derechos del afectado y, en particular, el principio a la presunción de inocencia y el principio de contradicción.

Asimismo, en la realización de las correspondientes actuaciones de investigación, se adoptarán todas las medidas y garantías que resulten necesarias para asegurar que las pruebas se obtienen de forma lícita, con respeto a la legislación y a los derechos constitucionales, garantizando así su validez en un eventual proceso judicial.

Artículo 17. Aplicación de conflicto de intereses

Los miembros de la Sección de Cumplimiento y del Comité de Cumplimiento podrán estar sujetos a un conflicto de intereses en el caso de que fueran recibidas comunicaciones que hicieran referencia a su persona, a personas de su confianza o alguna adscrita a su área funcional.

Si se diera la circunstancia anterior, o cualquier otra en la que pudiera entenderse que se está produciendo un conflicto de intereses, el miembro afectado de dichos órganos deberá comunicarlo y abstenerse de participar en las distintas fases de tramitación del expediente hasta su definitiva resolución.

Artículo 18. Documentación

Todas las actuaciones llevadas a cabo en el marco de la tramitación e investigación de una comunicación reportando algún incumplimiento serán debidamente documentadas. La Sección de Cumplimiento llevará un Libro - Registro en el que se consignaran todas las comunicaciones recibidas y las investigaciones internas; el Libro-Registro será confidencial.

CAPÍTULO V. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Artículo 19. Cláusula informativa sobre tratamiento de datos de carácter personal

Los datos recabados en el Canal de Cumplimiento serán los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las comunicaciones recibidas y, en su caso, investigar los hechos comunicados; dichos datos serán tratados con esa exclusiva finalidad, siendo de aplicación lo dispuesto en Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

VEGALSA ha tomado las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la debida seguridad y confidencialidad de los datos tratados en el marco del Canal de Cumplimiento.

Las personas cuyos datos se recaben en el marco del Canal de Cumplimiento podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación al tratamiento y portabilidad de los datos, dirigiendo una comunicación escrita al Comité de Cumplimiento o bien a través de la dirección de correo electrónico: protecciondedatos@vegalsa.es,  adjuntando una copia de su D.N.I.

Se hace constar expresamente que el derecho de acceso está limitado a los propios datos de carácter personal, y bajo ninguna circunstancia y en ningún caso el afectado tendrá acceso a los datos del informante si éste hubiera revelado su identidad en la comunicación.

Artículo 20. Cumplimiento del deber de información

Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante.

Artículo 21. Conservación de los datos

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

En ningún caso será objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones comunicadas, procediéndose, en su caso, a la inmediata supresión.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema en cuyo caso solo podrán constar de forma anonimizada.

Cuando una denuncia finalice mediante la imposición de una sanción o medida disciplinaria por haber quedado suficientemente acreditados los hechos denunciados, los datos serán conservados, debidamente bloqueados, hasta que finalicen los plazos de prescripción de las posibles acciones y responsabilidades que pudieran derivarse de la interposición de tal sanción.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 22. Interpretación y revisión

La interpretación de lo dispuesto en este procedimiento corresponde al Comité de Cumplimiento, que revisará sus disposiciones con carácter periódico y podrá proponer las acciones y modificaciones que, en cada momento, considere oportunas.

Las modificaciones del procedimiento serán elevadas al Consejo de Administración para su aprobación.

Artículo 23. Difusión y comunicación

El presente procedimiento será debidamente comunicado a todo el personal de VEGALSA y a otros interesados, y se publicará en webs de la sociedad para el acceso de todas aquellas personas a las que le sea de aplicación.

Las futuras incorporaciones serán debidamente informadas sobre la existencia del Canal de Cumplimiento.

Se realizarán recordatorios cuando se lleva a cabo alguna modificación sustancial del mismo.

Artículo 24. Aprobación y vigencia

La presente norma interna ha sido aprobada por el Consejo de Administración de la Sociedad, previa deliberación de la propuesta elevada por el Comité de Cumplimiento, entrando en vigor el día siguiente de su aprobación.

Articulo 25- Derogación

Queda derogado, y novado por este procedimiento, el Reglamento del Canal de Denuncia de VEGALSA .

Canal Externo AAI- Información

Además del uso del Canal de Cumplimiento de VEGALSA, los informantes podrán acudir ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, para informar de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones a los que se refiere el presente procedimiento.